Develop and maintain an annual calendar of Board and Committee meetings, coordinating with Directors to ensure availability. Notify Directors in advance of scheduled meetings and circulate meeting invitations. Ensure meeting agendas and Board papers are prepared and circulated to Directors prior to meetings. Attend Board and Committee meetings and ensure accurate recording of minutes, resolutions, and key decisions. Capture and Distribute minutes of meetings of the Board and Committees to the Directors in compliance with OIA Coad of Governance. Maintain a complete set of Board papers in an organised and secure manner. Where appointed as secretary to the General Meeting, prepare for and attend the meeting, liaise with competent authorities, and file minutes as required. Assist the Board in following up on the Company's compliance with the OIA Code of Governance, OIA Policies and Guidelines, and applicable laws and regulations. Ensure all requirements of shareholders and regulatory bodies are met, including statutory filings and disclosures. Ensure Board members comply with procedures approved by the Board. Monitor regulatory developments and advise the Board on changes impacting governance requirements. Maintain and update the register of conflicts of interest of the Board of Directors. Maintain a register of Company policies, if not assigned to another function. Retain all reports submitted to the Board. Support the development, review, and continuous improvement of Board charters, governance policies, and procedures. Serve as the primary point of contact between the Board and the CEO. Regularly review the progress of important initiatives and significant issues facing the Company with the CEO and Key Management. Monitor and follow up on Board resolutions, directives, and action items to ensure timely implementation by management. Prepare periodic status reports for the Board on initiative execution, highlighting progress, delays, and matters requiring escalation. Maintain a centralised tracker of Board commitments and management undertakings. Ensure the Board undertakes continuous development to enhance governance practices. Coordinate onboarding and induction programmes for new Board members. Facilitate Board and Committee performance evaluations and support continuous improvement initiatives. Ensure a succession process is in place for the Board in coordination with shareholders. Approve all administrative matters related to the CEO. Provide administrative and governance support to the Chairman and Board members as required. Ensure strict confidentiality and integrity in handling sensitive Board information. Carry out any other activities as and when required by the reporting manager. Qualifications Bachelor's degree in Law, Business Administration, Accounting, or related field. Professional qualification in governance or company secretarial practice is advantageous. Experience Minimum 8 years of relevant experience. At least 2 years working with senior management or Board level. Competencies Strong understanding of Omani Commercial Companies Law, corporate governance frameworks, and regulatory compliance requirements. Familiarity with OIA governance requirements preferred. Strong understanding of governance frameworks, board practices, and compliance requirements High level of accuracy in documentation and reporting Ability to monitor and report on multiple initiatives with attention to deadlines and accountability Strong communication skills to support coordination between Board and management Ability to handle confidential information with integrity and professionalism Good organizational and coordination skills Ability to improve efficiency of Board processes Ability to work independently and manage multiple tasks effectively Ability to work effectively with Directors, shareholders, regulators, and senior management المهام والمسؤوليات: إعداد وتحديث التقويم السنوي لاجتماعات مجلس الإدارة ولجانه، والتنسيق مع الأعضاء لضمان توافرهم. إخطار أعضاء مجلس الإدارة مسبقًا بمواعيد الاجتماعات وإرسال الدعوات الخاصة بها. التأكد من إعداد جداول أعمال الاجتماعات ووثائق مجلس الإدارة وتعميمها على الأعضاء قبل انعقاد الاجتماعات. حضور اجتماعات مجلس الإدارة واللجان، وضمان التوثيق الدقيق لمحاضر الاجتماعات والقرارات والتوصيات الرئيسية. إعداد وتوزيع محاضر اجتماعات مجلس الإدارة واللجان على الأعضاء بما يتوافق مع مدونة حوكمة جهاز الاستثمار العُماني (OIA). حفظ جميع وثائق مجلس الإدارة بشكل منظم وآمن. في حال تعيينه/ها أمينًا لاجتماعات الجمعية العامة، يتم الإعداد للاجتماعات وحضورها والتنسيق مع الجهات المختصة وتوثيق المحاضر حسب الأصول. دعم مجلس الإدارة في متابعة التزام الشركة بمدونة حوكمة جهاز الاستثمار العُماني (OIA) والسياسات والإرشادات ذات الصلة، بالإضافة إلى القوانين واللوائح المعمول بها. ضمان استيفاء جميع متطلبات المساهمين والجهات التنظيمية، بما في ذلك الإفصاحات والتقارير النظامية. التأكد من التزام أعضاء مجلس الإدارة بالإجراءات المعتمدة من قبل المجلس. متابعة التطورات التنظيمية وإطلاع مجلس الإدارة على أي تغييرات تؤثر على متطلبات الحوكمة. إعداد وتحديث سجل تعارض المصالح الخاص بأعضاء مجلس الإدارة. إعداد وتحديث سجل سياسات الشركة في حال عدم إسناده إلى جهة أخرى. الاحتفاظ بجميع التقارير المقدمة إلى مجلس الإدارة. دعم تطوير ومراجعة وتحسين مواثيق المجلس وسياسات وإجراءات الحوكمة بشكل مستمر. العمل كنقطة اتصال رئيسية بين مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي. مراجعة تقدم المبادرات الرئيسية والقضايا الجوهرية التي تواجه الشركة بشكل دوري مع الرئيس التنفيذي والإدارة التنفيذية. متابعة تنفيذ قرارات مجلس الإدارة وتوجيهاته وخطط العمل لضمان تنفيذها في الوقت المحدد من قبل الإدارة. إعداد تقارير دورية لمجلس الإدارة حول حالة تنفيذ المبادرات، مع إبراز التقدم والتأخيرات والمسائل التي تتطلب تصعيدًا. الحفاظ على سجل مركزي لمتابعة التزامات مجلس الإدارة وتعهدات الإدارة التنفيذية. ضمان تطوير مجلس الإدارة بشكل مستمر لتعزيز ممارسات الحوكمة. تنسيق برامج التعريف والتأهيل للأعضاء الجدد في مجلس الإدارة. تسهيل تقييم أداء مجلس الإدارة واللجان ودعم مبادرات التحسين المستمر. ضمان وجود آلية واضحة لتخطيط تعاقب أعضاء مجلس الإدارة بالتنسيق مع المساهمين. اعتماد جميع الأمور الإدارية المتعلقة بالرئيس التنفيذي. تقديم الدعم الإداري والحوكمي لرئيس مجلس الإدارة وأعضاء المجلس حسب الحاجة. ضمان أعلى مستويات السرية والنزاهة في التعامل مع معلومات مجلس الإدارة الحساسة. تنفيذ أي مهام أخرى تُكلف بها من قبل المدير المباشر. المؤهلات: درجة البكالوريوس في القانون أو إدارة الأعمال أو المحاسبة أو أي تخصص ذي صلة. تُعد الشهادات المهنية في الحوكمة أو أمانة سر الشركات ميزة إضافية. الخبرة: خبرة لا تقل عن 8 سنوات في مجال ذي صلة. خبرة لا تقل عن سنتين في العمل مع الإدارة العليا أو على مستوى مجلس الإدارة. الكفاءات: فهم قوي لقانون الشركات التجارية العُماني، وأطر الحوكمة المؤسسية، ومتطلبات الامتثال التنظيمي. يفضل الإلمام بمتطلبات حوكمة جهاز الاستثمار العُماني (OIA). معرفة متقدمة بممارسات الحوكمة وأعمال مجالس الإدارة ومتطلبات الامتثال. دقة عالية في إعداد الوثائق والتقارير. القدرة على متابعة وإعداد تقارير حول عدة مبادرات مع الالتزام بالمواعيد والمسؤوليات. مهارات تواصل قوية لدعم التنسيق بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية. القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بمهنية ونزاهة عالية. مهارات تنظيمية وتنسيقية متميزة. القدرة على تحسين كفاءة إجراءات وأعمال مجلس الإدارة. القدرة على العمل باستقلالية وإدارة مهام متعددة بفعالية. القدرة على التعامل بكفاءة مع أعضاء مجلس الإدارة والمساهمين والجهات التنظيمية والإدارة العليا.
اشترك مجاناً واختر تخصصاتك، وسنرسل لك الوظائف المناسبة مباشرة على واتساب
اشترك عبر واتساب مجاناً