منسق المستندات

إدارة وتتبع وحفظ ومراقبة وثائق المشاريع لضمان انسيابية تدفق الوثائق وتقديم السجلات في الوقت المحدد لمشاريع معالجة المياه والصرف الصحي.

يشمل الدور التنسيق مع فرق المشاريع والاستشاريين والمقاولين من الباطن والعملاء للحفاظ على تحديث الرسومات والمستندات الفنية والمراسلات والتقارير وسجلات الجودة بطريقة منظمة وفعالة.

المهام والمسؤوليات المحددة:

التعاون مع فرق المشاريع والموردين والجهات المعنية لضمان توزيع واسترجاع وأرشفة وثائق المشاريع في الوقت المناسب.

تطوير وتنفيذ إجراءات مراقبة الوثائق بما يتوافق مع معايير الصناعة وسياسات المؤسسة.
الحفاظ على سرية الوثائق من خلال تطبيق ضوابط الوصول وإجراء عمليات تدقيق دورية وضمان أمن المعلومات الحساسة بشكل عام.
تنسيق إرسال وتوزيع ومراجعة واعتماد وإعادة وثائق المشاريع في الوقت المحدد.
ضمان حصول جميع الجهات المعنية على أحدث وثائق المشاريع وأكثرها دقة واعتماداً.

إدارة وصيانة نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)، وضمان سلامة البيانات وأرشفتها بشكل سليم.

مراقبة سير عمل المستندات لضمان التسليم في الموعد المحدد.

تقديم التدريب والدعم للفرق الداخلية بشأن إجراءات وأنظمة مراقبة المستندات.
إعداد تقارير عن أنشطة مراقبة المستندات لمتابعة الجدول الزمني للمشروع.
إدارة عملية مراجعة المستندات، وضمان التعامل السليم مع المستندات القديمة والباطلة والملغاة مع الاحتفاظ بسجلات كاملة.
ضمان امتثال جميع المستندات للمعايير الداخلية ومتطلبات العميل.
تتبع ومراقبة تقدم توثيق المشروع لضمان توافقه مع جداول المشروع.
إدارة برنامج إدارة المستندات الإلكترونية (مثل ACC Docs.) و
إدارة أنظمة ترقيم المستندات الخاصة بالمشروع.