اختصاصي علاقات عامة

المسؤوليات الرئيسية:
1. مهام مسؤول العلاقات العامة:
- إنجاز ومتابعة كافة الإجراءات المتعلقة بشرطة عمان السلطانية (ROP) فيما يخص تجديد التأشيرات وشؤون الهجرة الأخرى.
- إتمام كافة المعاملات المتعلقة بالعمل لدى وزارة العمل والجهات الحكومية الأخرى.
- ضمان إنجاز المعاملات الحكومية وتصاريح الموانئ ووثائق السلامة في الوقت المحدد لتجنب الغرامات أو التأخير.
- الاحتفاظ بسجلات دقيقة لكافة المعاملات وعمليات التجديد المذكورة أعلاه، إلى جانب جداول المتابعة.
2. مهام مساعد إداري:
- دعم المديرين والموظفين في المهام الإدارية المحلية اليومية.
- العمل كحلقة وصل بين الإدارة والموظفين، ولا سيما الموظفين المحليين.
- المساعدة في حل قضايا الموظفين من خلال التواصل الفعال واقتراح الحلول المناسبة.
- إعداد جداول العمل، ومراقبة الحضور والغياب، وإدخال البيانات في النظام لرفعها إلى الإدارة.
- جمع وتنظيم وإرسال كافة الوثائق والتقارير الرسمية إلى الإدارة في الوقت المحدد.
- توزيع التعاميم والمذكرات الداخلية وضمان اطلاع جميع الموظفين عليها.
- التحقق من حصول جميع الموظفين العاملين في المواقع على تصاريح العمل اللازمة، والتنسيق مع شركات مثل OQ وAdvario وجهات أخرى لاستصدار هذه التصاريح.
- التصرف الفوري في حالات الغياب غير المصرح به واتخاذ الإجراءات اللازمة.
- التواصل اليومي مع الإدارة وإرسال تحديثات دورية عبر البريد الإلكتروني تتضمن جداول عمل السائقين العمانيين وطاقم الدعم التشغيلي.
- متابعة تصاريح الموانئ والبوابات وتصاريح الدخول، والاحتفاظ بسجلاتها وتجديدها قبل تاريخ الانتهاء الخاص بموظفي العمليات.