Manager – Administration / مدير – الشؤون الادارية

JOB PURPOSE
To lead and manage employee welfare services and public relations functions by ensuring effective coordination of internal services, external stakeholder engagement, and employee well-being initiatives, while enhancing organizational reputation and providing a supportive, compliant, and efficient workplace environment.
ROLES AND RESPONSIBILITIES
• Contribute to the development and implementation of Employee Welfare and Public Relations strategies aligned with the Corporate Services Directorate’s objectives.
• Ensure integration and alignment with HR, Safety & Security, and other corporate functions.
• Lead the department through effective planning, governance, and performance management.
• Manage and develop the team through recruitment, coaching, performance management, and succession planning.
• Foster a high-performance culture and ensure capability development across welfare and Public Relation functions.
• Oversee daily operations of Employee Welfare and Public Relations services.
• Ensure efficient delivery of employee services, administrative coordination, and stakeholder engagement.
• Align processes and workflows to meet organizational performance targets.
• Manage employee welfare programs including:
o Medical insurance and benefits.
o Social and engagement activities.
o Awareness and well-being campaigns.
• Manage all travel requirements within OIA to achieve high quality service delivery.
• Promote work-life balance initiatives (flexible work, leave planning, etc.).
• Continuously assess and improve employee experience and workplace satisfaction.
• Manage relationships with government entities, embassies, and Internal and external stakeholders.
• Oversee processing of visas, permits, and official documentation.
• Represent the organization in external forums and coordinate public-facing activities.
• Oversee central administrative services such as:
o Manage vehicle usage and maintenance schedules in line with OIA policy.
o Manage drivers’ duties and schedules to ensure operational efficiency.
o Hospitality and office support services.
o Document handling and archiving.
• Ensure timely and efficient support across departments.
• Ensure smooth onboarding of foreign OIA new joiners through governmental documentation and transaction support.
• Develop and manage departmental budgets.
• Monitor financial performance and ensure expenditure aligns with approved limits.
• Develop, implement, and monitor policies and procedures related to welfare and Public Relations.
• Ensure compliance with organizational, regulatory, and legislative requirements.
• Maintain high standards of health, safety, and quality.
• Coordinate with HR, Facilities, and Safety teams to ensure:
o Safe and hygienic workplace standards.
• Consistent employee experience across locations.
• Negotiate and manage relationships with vendors and service providers.
• Explore partnerships to enhance employee services and public engagement.
• Identify opportunities to improve systems, processes, and service delivery.
• Drive innovation, cost efficiency, and operational effectiveness.
Educational Qualifications

Bachelor’s degree in Human Resources Management, Social Sciences, Business Administration, or any relevant field.
Master’s degree is a plus

Professional Qualifications
Any Employee Welfare Relevant Certificate/Training
Work Experience
11 to 13 years of related work experience
الغرض الوظيفي
قيادة وإدارة خدمات رعاية الموظفين ووظائف العلاقات العامة من خلال ضمان التنسيق الفعّال للخدمات الداخلية، وتعزيز التواصل والتعاون مع الجهات الخارجية ذات العلاقة، وتنفيذ مبادرات تُعنى برفاهية الموظفين، بما يُسهم في تعزيز سمعة المؤسسة وتوفير بيئة عمل داعمة وملتزمة بالأنظمة وذات كفاءة عالية.
المسؤوليات والمهام الرئيسية
• المساهمة في تطوير وتنفيذ استراتيجيات رعاية الموظفين والعلاقات العامة بما يتوافق مع أهداف دائرة الخدمات المؤسسية.
• ضمان التكامل والتنسيق مع إدارة الموارد البشرية، والصحة والسلامة والأمن، وغيرها من الوظائف المؤسسية.
• قيادة القسم من خلال التخطيط الفعّال، والحوكمة، وإدارة الأداء.
• إدارة وتطوير فريق العمل من خلال الاستقطاب والتوظيف، والتوجيه، وإدارة الأداء، وتخطيط التعاقب الوظيفي.
• تعزيز ثقافة الأداء العالي وضمان تطوير القدرات والكفاءات في مجالات رعاية الموظفين والعلاقات العامة.
• الإشراف على العمليات اليومية لخدمات رعاية الموظفين والعلاقات العامة.
• ضمان تقديم خدمات الموظفين بكفاءة عالية، والتنسيق الإداري الفعّال، وإدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة.
• مواءمة الإجراءات وسير العمل لتحقيق الأهداف والمؤشرات التشغيلية للمؤسسة.
• إدارة برامج رعاية الموظفين بما يشمل:

التأمين الطبي والمزايا الوظيفية.
الأنشطة الاجتماعية وبرامج التفاعل والمشاركة.
حملات التوعية وبرامج الصحة والرفاه الوظيفي.

• إدارة جميع متطلبات السفر الخاصة بـ الجهاز بما يضمن تقديم خدمات عالية الجودة.
• تعزيز مبادرات التوازن بين الحياة العملية والشخصية (مثل العمل المرن، وتخطيط الإجازات وغيرها).
• التقييم المستمر لتجربة الموظف ومستوى الرضا الوظيفي والعمل على تحسينها.
• إدارة العلاقات مع الجهات الحكومية، والسفارات، وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• الإشراف على إجراءات التأشيرات والتصاريح والوثائق الرسمية.
• تمثيل المؤسسة في المحافل والفعاليات الخارجية وتنسيق الأنشطة ذات الطابع العام.
• الإشراف على الخدمات الإدارية المركزية، بما في ذلك:

إدارة استخدام المركبات وجداول صيانتها وفقاً لسياسات الجهاز.
إدارة مهام وجداول السائقين بما يضمن الكفاءة التشغيلية.
خدمات الضيافة والدعم المكتبي.
إدارة الوثائق والأرشفة.

• ضمان تقديم خدمات الدعم الإداري بكفاءة وفي الوقت المناسب لجميع الإدارات.
• ضمان استكمال إجراءات انضمام الموظفين الجدد من غير العُمانيين بسلاسة من خلال دعم المعاملات والوثائق الحكومية.
• إعداد وإدارة ميزانية الدائرة.
• متابعة الأداء المالي وضمان الالتزام بالميزانيات المعتمدة وحدود الإنفاق المحددة.
• تطوير وتنفيذ ومتابعة السياسات والإجراءات المتعلقة برعاية الموظفين والعلاقات العامة.
• ضمان الامتثال للمتطلبات المؤسسية والتنظيمية والتشريعية ذات الصلة.
• المحافظة على أعلى معايير الصحة والسلامة والجودة.
• التنسيق مع إدارات الموارد البشرية والمرافق والصحة والسلامة لضمان:

توفير بيئة عمل آمنة وصحية.
تحقيق تجربة موظف متسقة وموحدة عبر جميع مواقع العمل.

• التفاوض وإدارة العلاقات مع الموردين ومقدمي الخدمات.
• استكشاف فرص الشراكات التي تسهم في تعزيز خدمات الموظفين وزيادة فعالية التواصل والعلاقات العامة.
• تحديد فرص تطوير وتحسين الأنظمة والإجراءات وآليات تقديم الخدمات.
• قيادة مبادرات الابتكار ورفع الكفاءة التشغيلية وتحقيق الاستخدام الأمثل للموارد.
المؤهلات العلمية
• درجة البكالوريوس في إدارة الموارد البشرية، أو العلوم الاجتماعية، أو إدارة الأعمال، أو أي تخصص ذي صلة.
• يفضل الحصول على درجة الماجستير في أحد التخصصات ذات العلاقة.
المؤهلات المهنية
• شهادة مهنية أو برامج تدريبية متخصصة في مجال رعاية الموظفين، أو الرفاه الوظيفي، أو أي مجال ذي صلة.
الخبرات العملية
• خبرة عملية تتراوح بين 11 إلى 13 سنة في مجال رعاية الموظفين، أو العلاقات العامة، أو الخدمات المؤسسية، أو أي مجال ذي صلة.