Customer Relations Officer - إداري علاقات العملاء

الغرض من الوظيفة:
يتولى موظف علاقات العملاء مسؤولية تمثيل نقطة الاتصال الرئيسية للمستثمرين والمستأجرين والزوار في مركز الخدمة الشاملة بمدينة خزائن الاقتصادية، بما يضمن تقديم خدمات عالية الجودة بكفاءة واحترافية. ويشمل الدور تسهيل الإجراءات المرتبطة بالجهات الحكومية، ودعم عمليات تأسيس الأعمال، وإصدار التراخيص والتصاريح، وتقديم خدمات المتابعة والدعم اللاحق للشركات العاملة داخل المدينة الاقتصادية، بما يعزز تجربة المستثمر ويرفع مستوى رضا المتعاملين.
المسؤوليات الرئيسية:
خدمة العملاء وإدارة مكتب الاستقبال

استقبال المستثمرين والمستأجرين والزوار وتقديم الدعم والإرشاد اللازم.
الرد على الاستفسارات المتعلقة بتأسيس الأعمال، التراخيص، التصاريح، تأجير الأراضي، الخدمات والمرافق، ومتطلبات التشغيل.
تقديم معلومات دقيقة ومحدثة حول الخدمات والإجراءات الداخلية وآليات العمل مع الجهات الحكومية الشريكة.
التعامل مع الشكاوى والملاحظات باحترافية وتصعيد الحالات التي تتطلب معالجة خاصة إلى الجهة المختصة.

تسهيل الخدمات والتنسيق

التنسيق مع الجهات الحكومية المتواجدة في مركز الخدمة الشاملة لتيسير معاملات المتعاملين.
متابعة الطلبات المقدمة وضمان استكمالها ضمن الأطر الزمنية المحددة.
مساعدة العملاء في استكمال النماذج وتقديم المستندات واستخدام الأنظمة والبوابات الإلكترونية.
التعاون مع الإدارات الداخلية (التجارية، العمليات، القانونية، المالية) لمعالجة طلبات العملاء بكفاءة

تجربة العملاء وإدارة العلاقات

بناء علاقات مهنية مستدامة مع المستثمرين الحاليين والمحتملين.
إجراء متابعات دورية لقياس رضا المستأجرين وتحديد فرص التحسين.
تقديم خدمات استباقية قائمة على الحلول لتعزيز تجربة العميل.
دعم وتنظيم فعاليات التواصل والتوعية الموجهة للمستثمرين.

التوثيق وإعداد التقارير

توثيق جميع طلبات العملاء والإجراءات المتخذة وحالة المعاملات.
إعداد تقارير دورية حول حجم المعاملات ومستوى الخدمة وحالات المتابعة.
رصد التحديات المتكررة واقتراح تحسينات على الإجراءات لتعزيز الكفاءة وجودة الخدمة.

المؤهلات والخبرات والمهارات
المؤهلات:

درجة البكالوريوس في التسويق، أو إدارة الأعمال، أو الإدارة العامة، أو خدمة العملاء، أو أي تخصص ذي صلة.

الخبرات:

من 0 إلى 3 سنوات خبرة في مجال خدمة العملاء، أو العلاقات الحكومية، أو أعمال الاستقبال
وتُعد الخبرة في المناطق الاقتصادية أو خدمات الاستثمار ميزة إضافية.

يُفضل الإلمام بالبوابات الحكومية الإلكترونية، وإجراءات التراخيص، أو خدمات الاستثمار.
المهارات:

مهارات ممتازة في خدمة العملاء والتواصل والتعامل مع الآخرين.
القدرة على حل المشكلات بعقلية تركز على العميل.
تعدد المهام وترتيب الأولويات والعمل تحت الضغط.
معرفة جيدة بتطبيقات الحاسب الآلي وأنظمة الخدمات الرقمية.
مظهر مهني وسلوك إيجابي.
القدرة على العمل بروح الفريق والتعاون مع الجهات الحكومية والقطاع الخاص.

التواصل والعلاقات الوظيفية
داخليًا:

مدير مركز الخدمة الشاملة
فريق الشؤون التجارية وتطوير الأعمال
إدارة العمليات والمرافق
الإدارة المالية

خارجيًا:

المستثمرون والمستأجرون والزوار
الجهات الحكومية الشريكة
مزودو خدمات المرافق
الاستشاريون ومقدمو خدمات الأعمال
الموردون ومقاولو الخدمات

JOB PURPOSE:

The Customer Relations Officer serves as the primary point of contact for investors, tenants, and visitors within the One Stop Shop at Khazaen Economic City. The role ensures efficient delivery of customer services, facilitation of government-related processes, and a seamless customer experience from initial inquiry to service completion. This position plays a crucial role in supporting business setup, licensing, permitting, and after‑care services for companies operating within the economic city.

KEY ACCOUNTABILITIES:
Customer Service & Front-Desk Operations

Welcome and assist visitors, investors, and tenants at the One Stop Shop.
Respond to inquiries related to business setup, licensing, permits, land leasing, utilities, and operational requirements.
Provide accurate and timely information regarding Khazaen services, procedures, and government partner processes.
Handle complaints professionally and escalate complex cases to the appropriate department.

Service Facilitation & Coordination

Coordinate with government entities present in the OSS (e.g., municipality, tax authority, labor department) to facilitate customer requests.
Track submitted applications, follow up with stakeholders, and ensure timely completion of processes.
Support customers in completing forms, submitting documents, and navigating digital service portals.
Liaise with internal departments (Commercial, Operations, Legal, Finance) to resolve customer needs.

Customer Experience & Relationship Management

Maintain strong, professional relationships with existing and potential investors.
Conduct periodic follow-ups with tenants to identify service gaps, gather feedback, and provide after‑care support.
Ensure high satisfaction levels by providing proactive, solution‑driven service.
Assist in organizing customer engagement activities and awareness sessions.

Documentation & Reporting

Maintain accurate records of customer requests, service timelines, and completed transactions.
Prepare daily/weekly/monthly reports on customer interactions, service volumes, and case status.
Document recurring issues and recommend process improvements to enhance customer experience.

QUALIFICATION, EXPERIENCE AND SKILLS
Qualifications

Bachelor’s degree in marketing, Business Administration, Public Administration, Customer Service, or related field.

Experience

0–3 years of experience in customer service, government relations, or front-desk operations; experience in economic zones or investment services is an advantage.
Familiarity with government portals, licensing procedures, or investment services is preferred.

Knowledge/ Skills

Excellent customer service and interpersonal communication skills.
Strong problem‑solving skills with a customer‑centric mindset.
Ability to multitask, prioritize, and work under pressure.
Good knowledge of office applications and digital service systems.
Professional appearance and positive attitude.
Ability to work collaboratively with government and private‑sector stakeholders.

KEY INTERACTIONS
Internal:

One Stop Shop Manager
Commercial & Business Development Teams
Operations & Facilities Management
Finance Department

External:

Investors, tenants, and visitors
Government Entities present in OSS
Utility Service Providers
Consultants, business service providers
Suppliers and service contractors