Business Support Officer

Admin Support:
Responsible for scheduling and managing the Chief Executive Asset Management calendar including prioritizing and resolving related conflicts and competing demands, proactively scheduling important meetings with internal and external individuals, and maintaining an organized office.
Collect weekly updates and consolidate them from Asset leaders and send them to the concerned personnel.
Organizes and coordinates with service team international/domestic travel arrangements including travel authorizations, flight tickets, hotel bookings, visas, airport transfers, and expense reports.
Provides support in arranging meetings including collation of speaking notes and/or briefing notes, handling logistics, such as conference registrations, room reservations (internal and external), and local travel.
Operate and maintain office equipment.
Business Support:
Works closely with the Chief Executive Asset Management on special projects and committee activities.
Undertakes special assignments/projects on a wide variety of issues as requested by the Chief ExecutiveAsset Management.
Responsible for collecting asset departmental scorecards.
Provide monthly, quarterly, and annual reports on the progress of the Asset management business plan.
provides technical guidance when required on planning, organizing, prioritizing, and overseeing activities to efficiently meet business objectives.
Preparation and drafting correspondence, letters, memos, and emails.
Manage/control the asset management task items for the team to ensure timely adherence to deadlines.
Assist the asset management department in preparing materials for board and other committee meetings.
Record Management and Correspondences:
Maintain electronic filing system, ensuring processes and software are up to date and in working order.
Organize and prepare complex documents using a variety of applications for technology devices such as standard office software. Also responsible for gathering and summarizing data for special reports.
Preserve confidentiality and discretion on all matters pertaining to Units & CEO Office, with a view to safeguarding the image of the company.
الدعم الإداري (Administrative Support)

مسؤول عن جدولة وإدارة تقويم الرئيس التنفيذي لإدارة الأصول، بما في ذلك تحديد الأولويات، وحل تعارضات المواعيد والالتزامات، وجدولة الاجتماعات المهمة بشكل استباقي مع الجهات الداخلية والخارجية، والحفاظ على تنظيم المكتب.

جمع التحديثات الأسبوعية من قادة إدارة الأصول، وتوحيدها، وإرسالها إلى الجهات المعنية.

تنظيم والتنسيق مع فريق الخدمات بشأن ترتيبات السفر المحلية والدولية، بما في ذلك موافقات السفر، وحجوزات الطيران، وحجوزات الفنادق، والتأشيرات، والنقل من وإلى المطار، وتقارير المصروفات.

تقديم الدعم في تنظيم الاجتماعات، بما في ذلك إعداد وتجميع مذكرات التحدث أو مذكرات الإحاطة، والتنسيق اللوجستي مثل تسجيل المؤتمرات، وحجز قاعات الاجتماعات (الداخلية والخارجية)، وترتيبات التنقل المحلي.

تشغيل وصيانة معدات وأجهزة المكتب.

دعم الأعمال (Business Support)

العمل بشكل وثيق مع الرئيس التنفيذي لإدارة الأصول في المشاريع الخاصة وأنشطة اللجان.

تنفيذ المهام والمشاريع الخاصة المتعلقة بمجموعة متنوعة من الموضوعات حسب توجيهات الرئيس التنفيذي لإدارة الأصول.

المسؤولية عن جمع بطاقات الأداء (Scorecards) الخاصة بإدارات إدارة الأصول.

إعداد التقارير الشهرية والربع سنوية والسنوية حول مدى تقدم تنفيذ خطة أعمال إدارة الأصول.

تقديم الإرشادات الفنية عند الحاجة فيما يتعلق بالتخطيط، والتنظيم، وتحديد الأولويات، والإشراف على الأنشطة لضمان تحقيق أهداف العمل بكفاءة.

إعداد وصياغة المراسلات والخطابات والمذكرات ورسائل البريد الإلكتروني.

إدارة ومتابعة المهام الخاصة بفريق إدارة الأصول لضمان إنجازها والالتزام بالمواعيد النهائية.

مساعدة إدارة الأصول في إعداد المواد والعروض الخاصة باجتماعات مجلس الإدارة واللجان الأخرى.

إدارة السجلات والمراسلات (Record Management and Correspondences)

إدارة نظام الأرشفة الإلكترونية، والتأكد من تحديث الإجراءات والبرامج واستمرار عملها بكفاءة.

تنظيم وإعداد المستندات المعقدة باستخدام مجموعة متنوعة من تطبيقات وبرامج المكتب، بالإضافة إلى جمع البيانات وتلخيصها لإعداد التقارير الخاصة.

الحفاظ على السرية التامة والتعامل بأعلى درجات المهنية في جميع الأمور المتعلقة بالإدارات ومكتب الرئيس التنفيذي، بما يضمن حماية سمعة الشركة والحفاظ على مصالحها.