Business Support Officer - اداري دعم الاعمال

<p dir = "auto"><strong>الغرض من الوظيفة </strong></p>
<p dir = "auto">تقديم الدعم الإداري والتشغيلي اليومي لوحدة التكنولوجيا، بما يشمل الدعم الإداري ودعم الأعمال، وضمان تنظيم وحفظ الوثائق والسجلات بشكل فعال. كما يتولى الدور إدارة التواصل الداخلي من وإلى وحدة التكنولوجيا، ودعم سير العمل بكفاءة في مكتب المدير التنفيذي للتقنية .(GCTO) لضمان تحقيق الأهداف التشغيلية للوحدة بسلاسة.</p>
<p dir = "auto">المسؤوليات الرئيسية&nbsp;</p>
<p dir = "auto">الدعم الإداري&nbsp;</p>
<p dir = "auto">إدارة وتنظيم جدول أعمال المدير التنفيذي للتقنية (GCTO) والجدول المشترك للوحدة، بما يشمل تحديد الأولويات ومعالجة التعارضات بين المواعيد وجدولة الاجتماعات المهمة مع الجهات الداخلية والخارجية.</p>
<p dir = "auto">جمع التحديثات الأسبوعية والشهرية والربع سنوية والسنوية من إدارات التكنولوجيا وتجميعها ومشاركتها مع الجهات المعنية.</p>
<p dir = "auto">تنظيم وترتيب ترتيبات السفر الدولية والمحلية بالتنسيق مع فريق الخدمات، بما يشمل تصاريح السفر، حجز التذاكر، الفنادق، التأشيرات، النقل من وإلى المطار، وتقارير المصروفات.</p>
<p dir = "auto">دعم تنظيم الاجتماعات من خلال إعداد ملاحظات العرض أو الإحاطات، والتنسيق اللوجستي مثل تسجيل المؤتمرات وحجز القاعات (الداخلية والخارجية) وترتيبات التنقل.</p>
<p dir = "auto">تشغيل وصيانة معدات المكتب.</p>
<p dir = "auto">دعم الأعمال&nbsp;</p>
<p dir = "auto">العمل بشكل وثيق مع قادة الفرق في تنفيذ المشاريع الخاصة وأنشطة اللجان.</p>
<p dir = "auto">تنفيذ المهام والمشاريع الخاصة التي تكلف بها إدارة التكنولوجيا.</p>
<p dir = "auto">تقديم الإرشادات والدعم الفني عند الحاجة في مجالات التخطيط والتنظيم وتحديد الأولويات لضمان تحقيق أهداف العمل بكفاءة.</p>
<p dir = "auto">إعداد وصياغة المراسلات الرسمية والخطابات والمذكرات والبريد الإلكتروني.</p>
<p dir = "auto">متابعة وإدارة المهام الخاصة بفريق التكنولوجيا لضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.</p>
<p dir = "auto">مساعدة وحدة التكنولوجيا في إعداد المواد والعروض الخاصة باجتماعات مجلس الإدارة واللجان المختلفة.</p>
<p dir = "auto">إعداد وتحديث الوثائق المعقدة باستخدام برامج مايكروسوفت والأنظمة الداخلية وتقديم الدعم الفني للزملاء عند الحاجة.</p>
<p dir = "auto">تحديد حالات عدم الالتزام بسياسات وإجراءات المؤسسة أو المتطلبات التنظيمية ذات الصلة داخل الفريق، ورفعها للجهات المعنية عند الحاجة.</p>
<p dir = "auto">إدارة السجلات والمراسلات&nbsp;</p>
<p dir = "auto">إدارة نظام الأرشفة الإلكتروني وضمان تحديث الأنظمة والبرامج المستخدمة في حفظ الملفات.</p>
<p dir = "auto">تنظيم وإعداد الوثائق المعقدة باستخدام البرامج المكتبية المختلفة، بالإضافة إلى جمع البيانات وتلخيصها لإعداد التقارير الخاصة.</p>
<p dir = "auto">الحفاظ على أعلى مستويات السرية والخصوصية في جميع الأمور المتعلقة بوحدة التكنولوجيا ومكتب المدير التنفيذي للتقنية بما يحافظ على صورة الشركة.</p>
<p dir = "auto">التواصل الداخلي&nbsp;</p>
<p dir = "auto">تسهيل التواصل بين الإدارات المختلفة داخل وحدة التكنولوجيا.</p>
<p dir = "auto">إعداد وإدارة خطة التواصل الداخلية الشهرية للوحدة.</p>
<p dir = "auto">المساهمة في إعداد ونشر الإعلانات الداخلية والمذكرات والتحديثات.</p>
<p dir = "auto">تنسيق الاجتماعات بما يشمل جدولة المواعيد وإعداد جداول الأعمال وتوثيق محاضر الاجتماعات.</p>
<p dir = "auto">إدارة وتنظيم جدول الفعاليات الخاص بوحدة التكنولوجيا.</p>
<p dir = "auto">التصميم الجرافيكي&nbsp;</p>
<p dir = "auto">إعداد تصاميم مرئية جذابة مثل العروض التقديمية والمواد التصميمية للمشاريع التقنية (ملصقات، لافتات، وغيرها).</p>
<p dir = "auto">التعاون مع قادة الوحدة لفهم متطلبات التصميم والأهداف المطلوبة.</p>
<p dir = "auto">ضمان التزام جميع المواد التصميمية بدليل الهوية المؤسسية وعكس صورة وقيم الشركة.</p>
<p dir = "auto">متابعة أحدث اتجاهات وتقنيات التصميم لتحسين جودة وفعالية التواصل البصري.</p>
<p dir = "auto">&nbsp;</p>
<p dir = "auto"></p>
<p dir = "auto"></p>
<p dir = "auto"><strong>JOB PURPOSE: </strong></p>
<p dir = "auto">Responsible for supporting the daily job duties of the Technology Unit including all admin support,</p>
<p dir = "auto">business support.</p>
<p dir = "auto">Responsible for ensuring documents are effectively organized and recorded.</p>
<p dir = "auto">Responsible of Managing internal communication from/to and within the Technology Unit.</p>
<p dir = "auto">Support the unit in ensuring smooth functioning of the GCTO office.</p>
<p dir = "auto">KEY ACCOUNTABILITIES:&nbsp;</p>
<p dir = "auto">Admin Support:</p>
<p dir = "auto">Responsible for scheduling and managing the GCTO &amp; the unit’s shared calendar including prioritizing and resolving related conflicts and competing demands, proactively scheduling important meetings with internal and external individuals, and maintaining an organized plans.</p>
<p dir = "auto">Collect weekly/monthly/quarterly/annually updates and consolidate them from Technology departments and send them to the concerned personnel.</p>
<p dir = "auto">Organizes and coordinates with service team international/domestic travel arrangements including travel authorizations, flight tickets, hotel bookings, visas, airport transfers, and expense reports.&nbsp;</p>
<p dir = "auto">Provides support in arranging meetings including collation of speaking notes and/or briefing notes, handling logistics, such as conference registrations, room reservations (internal and external), and local travel.</p>
<p dir = "auto">Operate and maintain office equipment.</p>
<p dir = "auto">Business Support:</p>
<p dir = "auto">Works closely with the leads on special projects and committee activities.</p>
<p dir = "auto">Undertakes special assignments/projects on a wide variety of issues as requested by the technology management.</p>
<p dir = "auto">Provides technical guidance when required on planning, organizing, prioritizing, and overseeing activities to efficiently meet business objectives.</p>
<p dir = "auto">Preparation and drafting correspondence, letters, memos, and emails.</p>
<p dir = "auto">Manage/control the Technology task items for the team to ensure timely adherence to deadlines.</p>
<p dir = "auto">Assist the Technology Unit in preparing materials for board and other committee meetings.</p>
<p dir = "auto">Produce, update, and provide best practice support on complex MS documents, databases, and other departmental systems, advising colleagues when needed, and using own expertise to help improve processes.</p>
<p dir = "auto">Identify, within the team, instances of non-compliance with the organizations policies and procedures and/or relevant regulatory codes and codes of conduct, reporting these and escalating issues as appropriate.</p>
<p dir = "auto">Record Management and Correspondences:</p>
<p dir = "auto">Maintain electronic filing system, ensuring processes and software are up to date and in working order.</p>
<p dir = "auto">Organize and prepare complex documents using a variety of applications for technology devices such as standard office software. Also responsible for gathering and summarizing data for special reports.</p>
<p dir = "auto">Preserve confidentiality and discretion on all matters pertaining to Units &amp; GCTO Office, with a view to safeguarding the image of the company.</p>
<p dir = "auto">Internal Communication:</p>
<p dir = "auto">Facilitate communication between various departments within the technology unit.</p>
<p dir = "auto">Develop and maintain a monthly communication plan for the Technology Unit.</p>
<p dir = "auto">Assist in drafting and disseminating internal announcements, memos, and updates.</p>
<p dir = "auto">Coordinate meetings, including scheduling, agenda preparation, and minute-taking.</p>
<p dir = "auto">Manage and prioritize the unit’s events calendar.</p>
<p dir = "auto">Graphic Design:</p>
<p dir = "auto">Create visually appealing graphics, presentations, and other design materials for technology-related projects, posters, banners …etc.</p>
<p dir = "auto">Work closely with the unit’s leads to understand design requirements and objectives.</p>
<p dir = "auto">Ensure that all design materials adhere to brand guidelines and reflect the companys image and values.</p>
<p dir = "auto">Continuously innovate and explore new design trends and techniques to enhance the quality and effectiveness of visual communication.</p>
<p dir = "auto">COMMUNICATIONS &amp; WORKING RELATIONSHIPS:</p>
<p dir = "auto">Internal:</p>
<p dir = "auto">ASYAD Corporate Units</p>
<p dir = "auto">ASYAD Business Units</p>
<p dir = "auto">Management Committee</p>
<p dir = "auto">External:</p>
<p dir = "auto">External Stakeholder&nbsp;</p>
<p dir = "auto">ASYAD Strategic Business Partners</p>
<p dir = "auto">QUALIFICATIONS &amp; EXPERIENCE:&nbsp;</p>
<p dir = "auto">&nbsp;</p>
<p dir = "auto">Qualifications</p>
<p dir = "auto">Bachelor’s degree in graphic design, Communications, Business Administration, IT related domains or any relevant field.</p>
<p dir = "auto">Proficiency in graphic design software such as Adobe Creative Suite (Photoshop, Illustrator, InDesign).</p>
<p dir = "auto">Excellent written and verbal communication skills.</p>
<p dir = "auto">Strong organizational and multitasking abilities.</p>
<p dir = "auto">Attention to detail and a commitment to producing high-quality work.</p>
<p dir = "auto">Ability to work effectively both independently and as part of a team.</p>
<p dir = "auto">Flexibility and adaptability to changing priorities and deadlines.</p>
<p dir = "auto">Knowledge of technology industry trends and terminology is a plus.</p>
<p dir = "auto">Experience</p>
<p dir = "auto">0-3 years’ experience in a similar felid.</p>
<p dir = "auto">Familiarity with project management tools and platforms.</p>
<p dir = "auto">Experience with graphic design and video editing software.</p>
<p dir = "auto">Skills</p>
<p dir = "auto">Maintains a high level of confidentiality.</p>
<p dir = "auto">Verbal Communication</p>
<p dir = "auto">Good Finance knowledge</p>
<p dir = "auto">Communicates Effectively</p>
<p dir = "auto">Professional and courteous manner</p>
<p dir = "auto">Detail-oriented.</p>
<p dir = "auto">Planning and Organizing</p>
<p dir = "auto">Time Management</p>
<p dir = "auto">Capable of interacting effectively and professionally with different types of stakeholders.</p>
<p dir = "auto">Excellent communication skills (oral, written, presentation)</p>
<p dir = "auto">General computer literacy (Microsoft Office e.g., Word, Excel, PowerPoint, etc.) mandatory</p>
<p dir = "auto">Graphic designing skills (Adobe Illustration, Adobe Photoshop, etc) mandatory</p>